Wer schreibt, der bleibt!

Bereits seit 1995 bestehen die rechtlichen Vorschriften, die den Steuerpflichtigen verpflichten, beim Einsatz von Datenverarbeitungssystemen zur Erzeugung steuerrelevanter Daten hierüber eine Dokumentation (Verfahrensdokumentation) zu erstellen.

Im Laufe der Jahre hat die Nutzung digitaler Systeme in den Unternehmen sprunghaft zugenommen. Mit Datum vom 01.01.2015  traten dann die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Kraft. Hierin hat das Bundesministerium für Finanzen die Forderung nach Vorlage von Verfahrensdokumentationen IT-gestützter Prozesse wiederholt.

Bereits seit einiger Zeit rücken bei Betriebsprüfungen die im Unternehmen der Steuerpflichtigen eingesetzten IT-Systeme (Vorsysteme) in den Mittelpunkt des Interesses. Seit kurzem gehört zu den Prüfungsschwerpunkten im Rahmen einer Außenprüfung auch die Prüfung des Vorliegens von Verfahrensdokumentationen.

Soweit eine fehlende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit auch nur beeinträchtigt, sieht die Finanzverwaltung darin einen Mangel, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Damit ist als Sanktionierung eine Schätzungsbefugnis des Finanzamtes verbunden, auf die erklärten Umsätze 10% Sicherheitszuschläge festzusetzen!

Um existenzbedrohende Zuschläge für das Unternehmen bei künftigen Betriebsprüfungen zu vermeiden, ist die Erstellung von Verfahrensdokumentationen essenziell.

Während derzeit nur die bloße Existenz von Verfahrensdokumentationen geprüft werden, ist zukünftig auch mit inhaltlichen Überprüfungen zu rechnen.

Die Erstellung und die laufende Aktualisisierung von Verfahrensdokumentationen wird zum Teil erhebliche Ressourcen binden.

Um eine Verfahrensdokumentation selbst zu erstellen, haben wir Ihnen hier eine Arbeitshilfe zum Download bereitgestellt: Checklisten Verfahrensdokumentation

 

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